定款の作成から認証までの流れ

会社の情報とルールを条文にする

定款を作るもとになるのは、会社名、事業目的、本店所在地、出資する人と金額、経営する人などの情報です。たとえば会社の正式名称は「商号」、行う事業は「目的」という項目に記載します。

定款には法律で必ず書く項目と、会社の運営に合わせて決める項目があります。株式会社と合同会社では項目が違うため、自分の会社の形に合う見本を選びます。各条文が何を決めているかを読み、会社の情報や運営方針を書き入れます。

共同で会社を作るなら、利益の分け方や重要なことの決め方も相談します。条文を読んでも役割が分からない場合は、司法書士などへ「この条文では、誰が何を決めることになりますか」と尋ねます。専門家へ作成を依頼する場合も、自分たちの希望をメモで渡し、出来上がった案が希望と合うかを確認します。

紙の定款と電子定款

定款は紙の書類で作る方法と、電子文書で作る方法があります。電子定款には、電子署名などの手続きが必要です。電子署名は、電子文書を誰が作成・承認したかなどを確認するための仕組みで、PDFに名前を入力するだけのものではありません。

紙か電子かで準備するものや費用が変わります。自分で電子定款を作るなら、対応するソフトや電子署名の準備を調べてから進めます。専門家に依頼する場合は、内容の確認、署名、認証のうち、自分が行う作業を聞いておきましょう。

株式会社の定款認証

公証人は、文書に関する証明などを行う法律の専門家です。株式会社の設立では、定款が正当な手続きで作られたことを公証人に証明してもらいます。これを「定款認証」といいます。合同会社では、この認証は不要ですが、定款の作成は必要です。

まず、本店を置く予定の地域を管轄する法務局・地方法務局に所属する公証人の公証役場を探します。その役場へ会社設立のための認証を希望していると伝え、定款の案を見てもらう方法、必要書類、予約の取り方を聞きます。自分で手続きするか、専門家に代理を頼むかも伝えると、誰が何を持参・提出するかを確かめられます。

認証を受けた定款は、次の段階で法務局へ設立登記を申請するときに使います。

作成・認証に使う資料

会社の基本情報と、選んだ手続きに必要な本人確認書類などを集めます。次の表のうち、誰の資料が何通必要かは、自分で行うか代理人へ頼むかも含めて確かめてください。

個人の印鑑登録証明書が必要な場合は、住民登録先の市区町村で取得します。発行日の条件もあるため、必要な人と部数が分かってから用意すると、取り直しを避けられます。

完成した定款の保管と使い道

自分で作成した場合も、専門家へ依頼した場合も、完成した定款を手元に残します。株式会社なら認証を受けたものを、電子定款なら完成した電子データを、修正前の案と分けて保管します。

設立後に税務署へ出す届出などでも、定款の写しを使います。完成版をすぐ取り出せる場所に保管しておくと、次の手続きも進めやすくなります。