FAEVIA · COLUMN
個人事業の問い合わせ先と返信時間の決め方
施術や撮影の最中など、問い合わせにすぐ返事ができない仕事もあります。連絡を受ける方法と、返信する時間が分かる案内にしておくと、お客様も返事を待ちやすくなります。窓口を増やす前に、普段の仕事の中で無理なく確認できる方法を選べます。
作成：株式会社P&Me／FAEVIA · 公開：
仕事中に電話へ出られない場合
仕事用メールや問い合わせフォームを最初の連絡先にすれば、手が空いたときに内容を読んで返事ができます。フォームは、ホームページで名前や相談内容を入力して送る欄のことです。
SNSの自己紹介欄や名刺からも同じ相談先を案内すれば、複数の場所で返信する負担を減らせます。ただし、当日の遅刻など急ぎの連絡が必要な仕事では、予約済みのお客様へ別に電話番号を伝える方法もあります。
受付時間と返信時間を分ける
フォームを深夜にも送れるからといって、その時間に人が対応しているとは限りません。「24時間受付」だけでなく、「フォームはいつでも送信できます。内容の確認と返信は、平日の営業時間内に行います」と、実際に対応する時間も載せます。
長く休むときは、休業期間と、その間に届いた相談へいつから返事をするかを案内します。通常の返信にかかる日数を決められる場合は、その目安もあると待つ側の手掛かりになります。
自動返信に入れる案内
自動返信は、問い合わせを受けたときに決まった文章のメールを自動で送る機能です。「このメールは、お問い合わせを受け付けたことをお知らせする自動返信です」と冒頭に書くと、個別の回答はこれから届くと分かります。
フォームと同じ返信時間の案内に加え、目安を過ぎても返事が来ない場合の連絡方法も載せられます。「送信した日時とお名前を添えて、仕事用メールへご連絡ください」としておけば、元の問い合わせを探す手掛かりにもなります。
公開前に受信と返信を試す
テスト用のメールアドレスを入力してフォームを送り、相談を受ける側と送った側の両方でメールを確認しましょう。相談内容が自分の受信箱に届き、自動返信がテスト用のアドレスに届けば、送受信の流れを確かめられます。その際、メールに載せた連絡先も実際に使うものと照合してください。
仕事用の窓口を分けると、仕事の連絡と私的なやり取りを区別して管理しやすくなります。販売方法などに応じて必要になる事業者情報の表示については、相談窓口の案内とは別に確認します。