オンライン相談の参加案内の書き方

画面越しに提供できる内容を示す

オンライン相談は、スマートフォンやパソコンで通話しながら相談する方法です。たとえば整理収納の相談なら、片付け方の助言をするのか、収納用品を選ぶのかで内容が違います。架空のサービスを例にすると、次のように説明できます。

「スマートフォンなどでお部屋の様子を見せていただき、どこから片付けるか、物をどこへ収めるかを一緒に考えます。家具や荷物を動かす作業は、お客様ご自身で行っていただきます。」

この場合、画面越しの助言がサービスで、訪問して片付ける作業は含まれていません。相談時間や料金に加え、終了後に渡す資料がある場合は、その内容も載せます。録画をする場合は、そのことと用途を申込み前に説明します。

参加に必要な端末やアプリ

部屋の様子を見せてもらうには、カメラとマイクが使える端末が必要です。スマートフォンで参加できるか、パソコンが必要かは、通話サービスと相談内容に合わせて案内します。小さな文字の資料を見るためにパソコンを勧める場合も、スマートフォンでは参加できないのか、見づらいだけなのかで説明は変わります。

通話サービスの名前、アプリを入れる必要があるか、利用者登録が必要かも、予約前に知りたい情報です。条件はサービスと設定によって変わるため、自分が送る参加リンクを参加者の立場で開いて確認します。

予約後に送る日時・リンク・準備事項

ホームページには予約後に何を案内するかを載せ、予約した人へは日時と参加用リンク、準備するものをメールで送る形にできます。写真を任意で受け取るサービスなら、たとえば次のような案内です。

「ご予約の日時になりましたら、このメールの参加用リンクを開いてください。相談したい場所の写真がある場合は、事前にこのメールへの返信でお送りください。当日は初めに音声を確かめ、その後、片付けたい場所とお困りのことを伺います。」

写真が必須なら、何を撮り、いつまでに送ってもらうかを案内します。部屋を見せてもらう場合は、関係のない書類や見せたくないものが写らないよう、事前に伝えておく方法もあります。

写真を「画面共有」で見せてもらう場合は、その操作も説明します。画面共有は、端末に表示した画面を相手に見せる機能で、カメラで部屋を映すこととは別です。

接続できないときの連絡先

参加リンクが開かない人は、通話の中では助けを求められません。案内メールには、「リンクが開かない、音が聞こえない場合は、このメールへご返信ください」と、別の連絡方法を載せます。相談の開始前後にも、担当者が確認できる連絡先を案内します。

途中で通信が切れた場合も、再接続するか、別の日を相談するかを決めておきます。相談できなかった時間や料金をどう扱うかなど、利用者に関わる条件は申込み前に伝えます。