初めて従業員を雇うときの準備

契約時に伝える労働条件

従業員を雇う際は、仕事内容、働く場所、勤務時間、休日、賃金、契約期間などを、雇用契約を結ぶときに本人へ明示します。募集時には「週3日程度」としていた条件も、契約に向けて具体的に決める必要があります。

条件を伝えるために使うのが「労働条件通知書」です。厚生労働省のモデルには記載する項目が示されているため、書類を作る際だけでなく、何を決める必要があるかを確認する際にも使えます。

2024年4月からは、働く場所や仕事内容が将来どの範囲まで変わり得るかなど、伝える事項が追加されています。以前保存した書式を使う場合も、最新版と見比べましょう。

外部の人に仕事を依頼する「業務委託」は、雇用とは準備が異なります。ただし、契約書の題名だけで区別できるものではありません。判断に迷う場合は、勤務時間を誰が決めるか、誰の指示で働くかなど、予定する働き方を説明して相談します。

働き始めた日から残す記録

働き始めた日から記録できるよう、次の書類や記録方法を用意します。労働条件通知書に書いた「約束した条件」と、出勤簿などに残す「実際に働いた時間」は別の記録です。給与を計算する人が両方を見られるようにします。

労働保険と健康保険・厚生年金

仕事中や通勤中のけがなどに関わるのが「労災保険」、失業時などの給付に関わるのが「雇用保険」です。この二つをまとめて「労働保険」と呼びます。労災関係は労働基準監督署、雇用保険はハローワークが主な手続きの窓口です。

これとは別に、健康保険と厚生年金保険の手続きがあります。こちらは年金事務所などへ相談します。雇用形態の名前だけで判断せず、事業の種類、週に働く時間、雇用期間などを伝えて、事業所と本人がそれぞれ加入の対象になるかを調べます。健康保険・厚生年金の期限は、次に示す労働保険の期限とは別です。

労働保険の主な手続きと期限

「一元適用事業」は、労災保険と雇用保険の保険料をまとめて申告・納付する事業です。建設業などは手続きの区分が異なります。下表は、加入が必要な場合の基本的な期限です。

給与計算と税金の担当

給与を払う側が、従業員の所得税などを給与から差し引き、国へ納めることを「源泉徴収」といいます。給与支払いを始める際の税務署への届出と、毎月の計算・納付を誰が担当するかも決めます。

出退勤記録の確認、給与や控除の計算、保険の届出についても、それぞれ担当者を決めておきます。担当が決まれば、勤務開始後に誰へどの資料を渡すか、いつまでに用意するかも具体的になります。保険の届出は、自分で行うか社会保険労務士などに依頼するかによって準備が変わります。

相談には、採用予定日、勤務時間、給与額を書いたメモを用意します。税は税務署や税理士、保険や働く条件は労働局・年金事務所や社会保険労務士へ、予定する雇用の内容を具体的に伝えましょう。