見積書・発注書・請求書・領収書の役割

相談から入金までの書類

以下は、完成したデータを渡した後に代金を受け取る架空の例です。仕事によっては着手前に代金の一部を受け取るなど、順番が変わります。

案件の管理表に「見積提出済み」「受注済み」「請求済み」「入金済み」などと記録しておけば、次に連絡や作業が必要な案件を見つけられます。

発注書と注文請書の違い

「発注書・注文書」はお客様が依頼内容を伝えるために出し、「注文請書」は受注側がその注文を引き受ける意思を示すために出します。必要な書類は取引によって異なり、毎回すべてを発行するわけではありません。

双方が合意した仕事内容、金額、期限などを記録するのが契約書です。見積書を出した後、どの書類やメールで合意を残すかをお客様と決めておきます。

料金に含まれる作業を書く

案件ごとに名前や金額を入れて使える書式を「ひな形」と呼びます。自分の事業者名と連絡先を入れ、宛名、発行日、案件名、作業内容、数量、金額などを書けるようにします。請求書には支払期限を、銀行振込で受け取る場合は振込先も書きます。

たとえば見積書には「チラシ制作一式」だけでなく、「A4片面のデザイン制作、印刷は含まない、修正は何回まで」と、自分が引き受ける範囲を書きます。どの作業に対する金額なのかが分かると、追加の依頼が来たときにも話し合いやすくなります。

合意と入金の記録を残す

お客様から「この見積もりでお願いします」と届いたメールも、見積書と一緒に保存します。契約の内容は書類の題名だけで決まるわけではないため、追加や変更のやり取りも残します。見積書と請求書に同じ案件名や管理番号を付けると、元の依頼を探しやすくなります。

請求書を送った後は、「請求日」「支払期限」「入金日」「未入金の金額」を表で管理します。入金日が空欄なら、まだ支払いを確かめていない案件だと分かります。仕事や商品を提供していても、まだ受け取っていない代金を「売掛金」と呼びます。

訂正した書類を送り直したときは、どちらを使ってほしいかお客様へ伝えます。変更前の記録も残し、後から金額が変わった理由をたどれるようにしましょう。

インボイス未登録でも請求できる

インボイスは、消費税の計算に使う一定の事項を記載した請求書などを指します。インボイスとして発行する場合は、登録番号など決められた記載事項も必要です。

登録していない事業者も、通常の請求書は発行できます。書式に登録番号の欄がある場合は、自分の登録状況に合わせて使用します。