会社案内PDFとホームページの更新手順

会社名・住所・料金の情報をそろえる

会社案内のPDFは、文字や写真の配置を保ったまま、メールで送ったり印刷して渡したりできる資料です。一枚の資料には仕事内容と連絡先を短く載せ、詳しくはホームページで読んでもらう使い方もあります。

両方を同じ文章や写真にする必要はありません。ただ、会社名、住所、連絡先、料金などの共通情報は、どちらを見ても同じ内容が分かるようにしておきます。

共通情報の掲載場所を記録する

住所変更のたびにサイトや資料を最初から探すのは手間がかかります。次のような社内用の表に、現在の内容と掲載場所を残しておくと、所在地の行を見るだけで更新先が分かります。資料を新しく作った場合も、この表へ追記しておきます。

原稿から配布用PDFまで更新する

住所が変わったら、表に新しい住所と変更日を記録し、表に記した会社概要ページとPDFの原稿を書き換えます。別々の担当者が作業しても、同じ表を見れば表記をそろえられます。

PDFは、元の原稿を直した後に新しく書き出す必要があります。本文とファイル名に「2026年9月版」などの版の日付を付けると、古い資料と見分けられます。内容を改めた日は、改訂日とも呼びます。

ホームページで配布するPDF、営業メールに添付するファイル、社内の配布用フォルダー内のファイルを差し替え、旧版は別の場所へ移します。最後に、ホームページから実際にファイルをダウンロードして、住所と版の日付を確かめます。原稿だけでなく、配布するPDFにも変更が反映されているかを確認するためです。

配布済みの資料から最新情報へ案内する

相手が保存したPDFは、こちらの更新では書き換わりません。PDFにも版の日付とホームページのURLを載せておけば、相手が最新情報を調べられます。住所や連絡先をサイト本文にも載せておくと、スマートフォンでPDFを開かずに読めます。

料金に適用期間がある場合は、版の日付とは別に、「〇月〇日までのお申込みに適用」と料金の近くへ記載します。資料を作った日だけでは、その料金をいつまで使えるかは分からないためです。