フォームのメールが届かないときの調べ方

完了画面と受信結果を調べる

テストは、フォームの管理者と宛先を決めてから行います。メール欄には自分が受信できるアドレスを、名前や本文には「テスト送信です」と分かる内容を入力し、送信日時をメモしてください。お客様の個人情報は使いません。

送信後に見るのは、会社や店が普段問い合わせを受け取る受信箱です。本文と送信時刻を照らし合わせ、今回のテストが届いているかを確かめます。

受付確認メールを返す設定がある場合は、フォームに入力した自分のアドレスにも届いているかを見てください。担当者への通知と受付確認メールは別々に送られるので、それぞれの結果を記録しておきます。

症状ごとに調べる場所

管理者には、対象ページのURL、送信日時、画面に出た文章、どのメールが届いてどのメールが届かなかったかを伝えます。たとえば「10時にテスト送信し、画面は完了になりました。入力した自分のアドレスには受付確認メールが届きましたが、会社の受信箱には問い合わせ内容が届いていません」と書けば、調べる場所を絞れます。

調査を頼む際も、関係のないお客様の個人情報を送る必要はありません。

受信箱と通知先を確認する

最初は、送信時刻とテスト番号で受信箱を検索します。迷惑メール、削除済み、自動で振り分けるフォルダーも対象です。別の担当者が共有の受信箱を使っているなら、移動や削除をしていないか聞きます。

それでも見つからなければ、フォームの管理画面で現在の通知先を確認します。担当者が変わった後も、以前のアドレスに送られる設定が残っていないかを見ます。管理画面に入れない場合は、制作者に通知先の確認を頼んでください。

通知先が正しくても、フォーム側で受け付けたか、メールの送信を試みたか、受信側で拒否されたかは、受信箱だけでは判別できません。送信時刻を渡し、フォームと配信サービスの記録を管理者に調べてもらいます。記録が残っていない場合もあるため、原因が分かったと決めつけず、次のテストで記録できるよう相談します。

確認済みと未確認を分けて記録する

この例で確かめられたのは、通知先の設定が古かったことです。過去の問い合わせがすべて失われたとは、まだ言えません。調査中に推測で記録を埋めず、誰が何を調べるかを書き足します。

修正後は返信まで試す

修正後はT02など別の番号を付けて送信し、新しい担当者の受信箱に本文が届くか確かめます。受付メールがある仕様なら送信者側も確認し、担当者から返信して、その返信を読めるところまで試します。

同じ問題が再発したときのため、変更日、変更した設定、テスト番号、受信結果を一緒に残します。フォームの送信内容が正常に届くことを確認してから、入力項目や案内文の改善を検討します。受信の不具合と、問い合わせを増やすための見直しを一度に行うと、何を直した結果なのか分かりにくくなります。

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